8 Consigli "TOP" per scegliere il vostro consulente aziendale

Per una PMI o un Ente senza scopo di lucro, il consulente aziendale è il principale riferimento per tutto ciò che concerne i rapporti con le leggi, i regolamenti, gli adempimenti fiscali ed amministrativi. Nel nostro Paese esiste una vasta gamma di professionisti, studi associati ed imprese specializzate nel campo della consulenza amministrativa. Ma come scegliere il consulente che fa al caso vostro?

1. Date priorità ai bisogni della vostra azienda

In apparenza banale, questo aspetto è sovente trascurato da molti clienti. Accade semplicemente perché i dirigenti non hanno focalizzato esattamente le esigenze della propria compagnia e scelgono il consulente sulla base di altri parametri: es. la vicinanza fisica alla sede dello stabilimento, l'amicizia personale con il consulente, la nomea locale del professionista. Tutte qualità importanti ma quella primaria è la capacità dell'esperto di risolvere i problemi specifici dell'organizzazione. 

Ad esempio, se una azienda opera nei settori tradizionali dell'industria, del commercio o dei servizi è probabile che abbia bisogno di un buon consulente "generalista" che sappia affrontare le tematiche ricorrenti del diritto, del fisco e del lavoro. Ma se la compagnia è impegnata in settori specifici ad alto rischio di contenzioso (es. ambiente, copyright, sanità, trattamento dati sensibili, appalti, ecc. ) la scelta di un esperto specializzato anche in queste tematiche diviene un passaggio obbligato.

2. Prestigio del Consulente vs disponibilità

E' normale ed eticamente giusto che i clienti prediligano consulenti che si sono costruiti sul campo una fama consolidata. Ma attenzione: qualunque sia il grado di esperienza del consulente, è necessario che egli disponga di tutto il tempo necessario per seguire le vostre esigenze. Non solo nel campo dell'assistenza legale ed amministrativa, ma per ogni tipologia di servizio (si pensi a quelli medici ad esempio) è basilare che l'esperto sia facilmente accessibile, ascolti prontamente le vostre richieste e si metta rapidamente all'opera per risolvere problemi ed occorrenze: è il suo lavoro!  Purtroppo accade che con l'aumento delle dimensioni e del numero di clienti, alcuni divengano oberati ed affidino a segreterie e collaboratori il compito di fare da filtro alle richieste. Molto spesso la cura dei vostri affari, viene affidata a collaboratori, colleghi e praticanti, per i quali lo studio "garantisce" come se fossero il titolare in persona. Questo è legittimo, ma la mia opinione, dopo venti anni di professione, è che sia sempre meglio essere seguiti direttamente e personalmente dal titolare. Le persone non sono intercambiabili come i ricambi di una officina. Io ho fatto la scelta di seguire sempre in prima persona i miei clienti anche al costo di averne di meno, dal momento che la giornata dura 24 ore per tutti. Preferisco avere conoscenza diretta delle questioni e dei dettagli che in ambito fiscale, di diritto e del lavoro, sono fondamentali per una buona conduzione dell'azienda. E desidero che i miei clienti si sentano sicuri che risponderò tempestivamente alle loro richieste. Scegliete consulenti che hanno effettivamente il tempo di dedicarsi alla vostra compagnia, meglio ancora se in prima persona, senza troppe deleghe.

3. Attenzione alla conservazione dei documenti

Agli albori della mia esperienza professionale, era molto in voga l'abitudine di lasciare tutti i documenti aziendali in custodia al consulente. Non ho mai compreso le ragioni profonde di questa scelta: liberare la sede aziendale dall'accumulo di carte polverose? Evitare accessi ispettivi presso i locali della compagnia, rimandando tutto alle cure del consulente? Mi sia consentito di dire che queste si sono rivelate tutte pie illusioni. Con la dematerializzazione dei documenti amministrativi, ormai tutta la storia fiscale, previdenziale e burocratica dell'impresa è contenuta negli archivi dei cassetti fiscali, previdenziali ecc. Meno male, perchè il cambio di consulente si è rivelato, per molte aziende, una esperienza penosa quando si è trattato di recuperare registri, documenti, contratti affidati in esclusiva a quest'ultimo. Chiedete sempre al vostro consulente di fiducia di condividere i file che produce in vostro nome e conto, per mail o su cloud. Tenete presso la vostra sede gli originali dei documenti (es. contratti) . La documentazione aziendale è un patrimonio di immenso valore. 

4. Tariffe chiare preventivate e senza sorprese

Anche nel mondo della consulenza B2B, il prezzo non è certo l'ultima della questioni. L'assistenza di un professionista incide sui costi generali dell'impresa e quindi è una componente che influenza anche la competitività della stessa.

Il mio consiglio in tema di tariffe è quello di chiedere un preventivo generale per tutte le attività legali ed amministrative di routine: ad esempio, se so che la mia impresa necessita costantemente  di assistenza fiscale, degli adempimenti del lavoro, del recupero crediti, della tutela dei dati personali e dell'assistenza nella partecipazione a gare ed appalti, allora chiedo al professionista di fiducia un preventivo complessivo per tutte queste assistenze. Se lo Studio è attrezzato per soddisfarle, si potrà negoziare una tariffa complessiva minore. E' il vantaggio delle economie di scala. Un solo fornitore di servizi costa meno di tanti separati. Io ad esempio, offro un ampio pacchetto di servizi fiscali, legali e del lavoro che corrispondono alle esigenze medie delle PMI e degli Enti del TS. In aggiunta, i miei clienti beneficiano dell'assistenza legale giudiziale ed extragiudiziale compresa nel prezzo: se accade qualche contenzioso il cliente potrà ricorrere prontamente alle mie cure senza dover cercare affannosamente un altro professionista e sostenerne il costo separato.

5. Ma è davvero possibile concordare una tariffa fissa e conveniente per tutte le esigenze di base dell'impresa?

Certamente si. Se il consulente dispone delle abilitazioni necessarie per le attività proposte, può ovviamente prestarle tutte ad una tariffa personalizzata in base delle esigenze del cliente. Il punto focale della questione resta quella del tempo che il professionista può dedicare al cliente: io ho scelto di privilegiare l'ascolto e la rapidità di azione rispetto alla numerosità dei clienti di studio. Desidero che i miei clienti possano contattarmi personalmente nella maniera più veloce possibile ed avere ogni giorno il tempo di dedicarmi alla soluzione delle loro questioni. Altri professionisti hanno trovato soluzioni organizzative diverse. La scelta spetta al cliente.

6. Preventivi e contratti sempre per iscritto 

Come nelle relazioni tra imprese anche con il consulente è buona cosa mettere per iscritto le prestazioni che rientrano nell'assistenza. Tale adempimento in verità è richiesto anche dalla legge ma capita di bypassarlo come se fosse una questione secondaria. Inoltre è opportuno richiedere l'inserimento in contratto delle clausole esplicite di risoluzione e recesso. Se il cliente non è soddisfatto delle prestazioni rese deve poter chiudere la relazione senza troppi indugi e complicazioni.

7. Non è necessario che il consulente risieda nelle vicinanze della sede aziendale

Già. Se il vostro obiettivo è cercare il consulente nella stessa città in cui operate abitualmente, sappiate che così facendo state restringendo la concorrenza contro i vostri stessi interessi. La tecnologia rende disponibili svariati sistemi ormai per organizzare meeting, riunioni, incontri. Mail e messaggeria garantiscono comunicazioni certe ed immediate anche a distanza. Tutte le attività fiscali e del lavoro di routine (es. le buste paga o le dichiarazioni) si esplicano con sistemi elettronici e telematici indipendenti dalla posizione geografica del consulente nel territorio nazionale. Rischio di essere ripetitiva ma ciò che veramente conta nel rapporto con il consulente è la sua presenza costante accanto a voi nella direzione aziendale.  Questa non si misura attraverso la vicinanza geografica, ma tramite lo spazio quotidiano che il consulente vi riserva.

8. Pareri fiscali e legali? Si, ma possibilmente per iscritto

Un consiglio spassionato che do a tutti i lettori è quello di richiedere, per le questioni fiscali e legali più complesse, che i pareri siano resi per iscritto e comunicati via mail.

La motivazione è immediata: ciò che è trasmesso a parole negli anni viene dimenticato o male interpretato. Anche nel più immediato presente, inoltre, al cliente possono sfuggire molti dettagli e sottigliezze relative alle materie trattate con il conseguente rischio di assumere decisioni affrettate e superficiali:  in ambito tributario e di legge, purtroppo, il diavolo si annida nei cavilli. Al parere scritto devono essere allegate, ove possibile, anche le circolari di prassi, sentenze, leggi e regolamenti  che disciplinano la questione trattata. Il diritto e la fiscalità non sono scienze esatte ma nemmeno un'opera di "Fantasy". Il miglior servizio che il consulente possa offrirvi è quello di informarvi sulla stato dell'arte di ogni singola vicenda, evitando il più possibile di fornire opinioni personali. Abbiate cura, inoltre, di chiedere sempre l'aggiornamento delle questioni trattate poichè in materia di diritto e tasse nulla è fermo, ma tutto scorre e cambia in continuazione.

Avv. Elisabetta Maria Piro

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